Assistant administratif / Assistante administrative

CODIX is an International Software company headquartered in France. It provides iMX, the unique all-in-one innovative solution for banks, telecoms, utilities, insurance companies, etc.
CODIX is a dynamic company with a rapidly expanding client portfolio (BNP PARIBAS, SOCIETE GENERALE, KBC, BARCLAYS, ORANGE, BANCO SANTANDER, SILICON VALLEY BANK, BOUYGUES TELECOM, EUROFACTOR, EULER HERMES, COFACE, ATRADIUS, etc.) and worldwide presence with its subsidiaries on 4 continents

We are looking for : Assistant administratif / Assistante administrative : 

OBJECTIFS PRINCIPAUX

• Assurer le bon déroulement des opérations administratives quotidiennes du bureau et soutenir le travail de la direction ainsi que des autres membres du personnel.

ACTIVITÉS PERMANENTES

• Préparer des réponses écrites aux demandes courantes.
• Rédiger des courriers et gérer les autres types de correspondance.
• Assurer le classement et l’archivage des documents.
• Répondre aux demandes téléphoniques générales.
• Coordonner la maintenance des équipements de bureau.
• Acheter, réceptionner et stocker les fournitures de bureau.
• Organiser les déplacements, les réunions et les autres arrangements nécessaires pour le personnel.
• Vérifier la conformité des notes de frais des employés liées à leurs déplacements professionnels.
• Accueillir les clients, fournisseurs et visiteurs.
• Fournir un soutien de secrétariat et un appui administratif à la direction.

RESPONSABILITÉS

• Traiter les demandes et questions administratives des cadres supérieurs.
• Respecter le Système de Management de la Qualité et le Système de Management de la Sécurité de l’Information.
• Se conformer aux politiques de l’entreprise, aux règles internes, aux réglementations et aux procédures en vigueur.

RELATIONS FONCTIONNELLES ET HIÉRARCHIQUES

• Coopération avec l’ensemble du personnel.
• Coopération avec la Direction générale.

COMPÉTENCES

CONNAISSANCES

• Anglais courant.
• 1 à 3 ans d’expérience dans un environnement de bureau.

EXPERTISE

• Capacité à définir les priorités, élaborer un planning de travail, suivre l’avancement des objectifs et assurer le suivi des détails, données, informations et activités.
• Bonnes compétences administratives, sens de l’anticipation et vision stratégique.

COMPÉTENCES COMPORTEMENTALES

• Bonnes compétences en communication.