Adjoint(e) exécutif(ve) à la direction

Description de l'emploi

Dans le cadre de ses activités, notre client est à la recherche d’un(e) Adjoint(e) exécutif(ve) à la direction afin de soutenir un membre de la haute direction responsable de plusieurs initiatives stratégiques et de transformation.

La personne recherchée jouera un rôle central dans la gestion des priorités, la coordination des activités, le suivi administratif et le maintien d’un haut niveau d’organisation auprès de différents intervenants internes et externes.

Ce poste requiert une grande autonomie, un excellent jugement professionnel et une capacité à gérer efficacement plusieurs priorités simultanément.

* Responsabilités principales :

1. Soutien exécutif à la direction

• Gérer l’agenda, les réunions, les déplacements et les diverses activités de la direction.

• Coordonner les rencontres et assurer les suivis nécessaires.

• Préparer, réviser et mettre en forme des présentations, comptes rendus et documents administratifs.

• Participer à la gestion et au suivi des courriels de la direction lorsque requis.

• Assurer le suivi des actions, échéanciers et priorités découlant des rencontres.

• Traiter les informations confidentielles avec discrétion et professionnalisme.

2. Coordination administrative

• Organiser les réunions, ateliers, comités et événements.

• Préparer les documents et le matériel nécessaires aux différentes rencontres.

• Effectuer les suivis administratifs liés aux contrats, factures, bons de commande et autres documents.

• Maintenir à jour les espaces collaboratifs et la documentation administrative.

• Effectuer les suivis auprès des différents intervenants afin d’assurer le respect des échéanciers.

3. Communication et collaboration

• Rédiger et diffuser diverses communications internes.

• Assurer une circulation efficace de l’information entre les différentes parties prenantes.

• Agir comme personne-ressource pour la coordination de diverses activités administratives.

• Collaborer avec les équipes internes, partenaires et fournisseurs externes.

• Contribuer au maintien d’un environnement de travail structuré, efficace et collaboratif.

* Exigences et compétences recherchées : 

- Formation et expérience :

• Formation en administration, secrétariat exécutif ou domaine connexe.

• Expérience significative en soutien à la direction ou en assistanat exécutif.

• Expérience dans la gestion d’agendas complexes et de multiples priorités.

- Compétences techniques

• Excellente maîtrise de Microsoft 365 :

  • Outlook

  • Teams

  • PowerPoint

  • Excel

  • SharePoint

- Compétences professionnelles

• Excellente organisation et gestion des priorités.

• Grande autonomie et sens de l’initiative.

• Excellentes habiletés de communication en français et en anglais.

• Rigueur, professionnalisme et souci du détail.

• Capacité à évoluer dans un environnement dynamique comportant plusieurs priorités simultanées.

• Sens élevé de la confidentialité et du jugement professionnel.

Exigences de l'emploi

Profil recherché :

• Professionnel(le) organisé(e), structuré(e) et proactif(ve).

• Excellente capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément.

• Approche orientée solutions et service.

• Capacité à travailler efficacement avec différents intervenants internes et externes.

• Excellentes aptitudes relationnelles et communicationnelles.

• Capacité à maintenir un haut niveau de professionnalisme et de discrétion.

Ce que nous offrons :

• Environnement professionnel stimulant et dynamique.

• Opportunité de collaborer étroitement avec la haute direction.

• Poste stratégique offrant un haut niveau d’autonomie.

• Milieu de travail favorisant la collaboration et le développement professionnel.