Responsable Hébergement & Accompagnement des Patients

Pour le compte de notre client, une société spécialisée en évacuation sanitaire, on est à la recherche d'une responsable hébergement & accompagnement des patients. 

1. Mission générale

Le/la Responsable Hébergement & Accompagnement des Patients assure la gestion quotidienne des résidences et appartements mis à disposition des patients pris en charge par notre client. Il/elle veille au bon accueil, au confort, à la sécurité, au bien-être et au suivi quotidien des patients hébergés, tout en assurant la gestion pratique et logistique nécessaire à leur parcours de soins.

Il/elle constitue un relais opérationnel de proximité entre les patients, les équipes médicales, administratives et logistiques ainsi que les différents prestataires intervenant dans leur prise en charge. En l’absence de la Responsable Logistique, il/elle peut assurer certaines missions de coordination logistique afin de garantir la continuité du parcours du patient.

1. Principales responsabilités

• Gestion des résidences et appartements
• Assurer l’ouverture, la préparation et la mise à disposition des logements destinés aux patients.
• Organiser l’accueil et l’installation des patients dans leur logement.
• Vérifier quotidiennement l’état général des résidences et appartements.
• Veiller à la propreté, l’hygiène, l’ordre et au bon fonctionnement des équipements.
• Identifier et signaler rapidement toute panne, anomalie ou besoin d’intervention.
• Coordonner les interventions nécessaires : ménage, maintenance, plomberie, électricité, climatisation, etc.
• Assurer le suivi des consommables et des besoins courants des résidences.
• Veiller au respect des règles internes de vie et de sécurité.
• Organiser les départs et la remise en état des logements après le départ des patients.
• Tenir à jour le suivi des chambres/appartements occupés, disponibles ou en préparation.

1. Accueil et accompagnement des patients

• Accueillir les patients à leur arrivée dans la résidence.
• Présenter le logement et expliquer les règles et modalités de fonctionnement.
• Être disponible comme interlocuteur de proximité pendant leur séjour.
• Identifier les besoins pratiques des patients et apporter une réponse adaptée ou transmettre la demande au service concerné.
• Veiller au confort général des patients durant leur séjour.
• Assurer un suivi particulier des patients nécessitant une assistance dans les actes de la vie quotidienne, dans la limite de ses compétences et sans se substituer au personnel médical.
• Être attentif aux situations inhabituelles et alerter immédiatement les équipes médicales ou la Direction lorsque cela est nécessaire.
• Préparer les départs et s’assurer que les formalités pratiques liées à l’hébergement sont correctement réalisées.

1. Coordination des déplacements et rendez-vous

• Organiser ou suivre les déplacements des patients vers les cliniques, cabinets médicaux, laboratoires et autres lieux de soins.
• Coordonner les horaires avec les chauffeurs.
• Vérifier que les rendez-vous médicaux sont correctement programmés et communiqués aux personnes concernées.
• Préparer le planning quotidien des déplacements.
• Anticiper les besoins de transport liés aux consultations, examens et hospitalisations.
• Assurer le suivi des changements ou imprévus concernant les rendez-vous.
• Communiquer les informations nécessaires aux chauffeurs et aux équipes concernées.
• Assurer, lorsque cela est demandé, l’accueil ou l’accompagnement de certains patients à l’aéroport.
• Participer à la préparation des arrivées et départs internationaux des patients.

1. Suivi quotidien des patients hébergés

• Tenir un tableau de suivi des patients présents dans les résidences.
• Connaître les dates d’arrivée, de départ et les principales contraintes pratiques de chaque patient.
• Suivre les rendez-vous et déplacements prévus.
• Remonter quotidiennement les informations importantes à la hiérarchie.
• Signaler tout problème concernant un patient : absence inhabituelle, difficulté de déplacement, problème d’hébergement, besoin particulier ou incident.
• Assurer une communication fluide avec les équipes médicales et administratives.

1. Gestion des prestataires et moyens logistiques

• Suivre les prestations de ménage et d’entretien.
• Contrôler la qualité des prestations réalisées.
• Signaler les besoins de maintenance.
• Gérer les petites demandes d’approvisionnement des résidences.
• Suivre les stocks de produits d’entretien, linge et consommables courants.
• Coordonner les interventions des prestataires externes.
• Vérifier que les résidences sont correctement préparées avant l’arrivée d’un nouveau patient.

1. Gestion des situations imprévues

• Réagir rapidement à une demande urgente d’un patient.
• Trouver une solution pratique en cas de problème de transport.
• Gérer un changement de rendez-vous ou de planning.
• Faire face à une arrivée ou un départ imprévu.
• Alerter les personnes compétentes en cas de problème médical ou de sécurité.
• Assurer la continuité du service jusqu’à la prise en charge par le responsable concerné.

1. Coordination interne

• Direction
• Service médical
• Responsable Logistique
• Service administratif
• Service facturation, lorsque nécessaire
• Chauffeurs
• Cliniques et établissements de santé
• Prestataires de ménage et de maintenance
• Patients et accompagnants

Formation :

• Hôtellerie / gestion d’hébergement
• Administration
• Logistique
• Assistance médicale
• Gestion des services
• Ou toute formation équivalente

Expérience :

• 2 à 5 ans minimum dans un poste similaire ou dans la gestion de résidence, l’hôtellerie, l’assistance aux personnes, la coordination logistique, le secteur médical/paramédical ou l’accompagnement de patients internationaux.