Chargé d'administration et d'organisation Junior

Introduction de Tulip School- Academy Dkhili:

Tulip School- Academy Dhkili est un centre d’assistance scolaire agrée par le ministère d’éducation tunisienne, demeurant à Nabeul, qui propose un accompagnement scolaire et une assistance pédagogique et psychologique aux élèves de tous les niveaux scolaire (primaire, de base et secondaire) y compris les élèves avec des difficultés d’apprentissage.

Notre vision, mission et approche :

Vision : Nous visons que chaque élève peut apprendre à son rythme, développer son potentiel, renforcer sa confiance en lui et devenir progressivement autonome.

Mission : Créer un environnement inclusif, bienveillant et centrée sur l’élève, où chaque jeune, quelles que soient ses capacités ou ses difficultés, bénéficie d’un accompagnement scolaire, pédagogique et psychologique adapté à ses besoins.

Une attention particulière est accordée aux élèves présentant des difficultés d’apprentissage, afin de leur offrir un accompagnement adapté à leur rythme, à leurs capacités et à leurs besoins spécifiques.

Approche : À travers l’amélioration continue de nos pratiques pédagogiques, la création des expériences d’apprentissage immersives, l’accompagnement des élèves et le renforcement de la collaboration avec les familles, nous souhaitons faire de notre établissement un espace où chaque élève trouve les conditions nécessaires pour réussir, s’épanouir et construire son avenir.

Notre école privée est en phase de développement et cherche à renforcer son organisation administrative à travers le recrutement d'un(e) Chargé(e) Administratif(ve) Junior.

Nous cherchons une personne motivée pour participer à la structuration et à la digitalisation de l'administration d'une école privée en développement tout en gérant les taches administratives quotidiennes.

Missions principales

Taches courantes (70%)

1. Coordination avec les parties prenantes (parents, élèves et enseignants):

• Assurer l'accueil et l'orientation administrative des parents.
• Répondre aux demandes courantes, les réclamations des parents et assurer un suivi professionnel.

• Diffusion de l’information auprès les élèves, les parents et les enseignants par les différents canaux de communication (les groupes privés sur les réseaux sociaux et par téléphone) autour les emplois du temps et des examens et toute demande administrative nécessaire
• Assurer la coordination avec les enseignants dans l’impression des documents (séries, cours et examens).
• Tout autre tâche relative nécessaire

 2. Gestion administrative et logistique

• Préparer et suivre les dossiers d'inscription, de réinscription et de résiliation.
• Créer et organiser les dossiers administratifs des élèves.
• Participer à la mise en place d'une base de données numérique regroupant les informations des élèves et des parents
• Assurer la mise à jour, le classement et l'archivage des documents.
• Veiller à la confidentialité des informations administratives.
• Veillez sur l’identification, l’achat des fournitures scolaires et le suivi de l’inventaire
• Préparer les documents administratifs nécessaires.
• Participer au suivi des dossiers liés aux obligations réglementaires et fiscales en collaboration avec la direction et les prestataires concernés
• 3. Suivi des paiements et gestion administrative financière

• Mettre à jour les tableaux de suivi des frais de scolarité.
• Assurer le suivi des paiements et des échéances.
• Préparer les états de situation financière pour la direction.
• Effectuer les relances administratives auprès des parents selon les procédures établies.

 4. Organisation et planification

• Participer à la préparation et à la mise à jour des emplois du temps.
• Contribuer à l'organisation administrative des examens, réunions et événements scolaires.
• Assister la direction dans les tâches organisationnelles quotidiennes.

1. Digitalisation et Développement d’un système administratif (30% du temps)

• Proposer une stratégie de structuration et digitalisation du système administratif.
• Digitaliser progressivement les inscriptions, les fiches administratives et les différents processus administratifs pertinents.
• Mise en place des tableaux de bord pour le paiement des inscriptions et des personnels (enseignants, etc)
• Participer à la création des procédures simples et efficaces aussi bien pour l’école que les parents et les élèves.
• Participer au développement du règlement interne de l’école.
• Participer à la création d'un système d'archivage numérique.

Ce poste offre une opportunité unique de participer à la construction du système administratif d'une école en développement et d'évoluer progressivement vers une fonction de responsabilité.

Ce que nous proposons

• Une première expérience professionnelle enrichissante dans le secteur éducatif.
• Un environnement permettant le développement des compétences administratives et organisationnelles.
• Une opportunité d'évolution selon les performances et l'engagement.
• Une opportunité pour contribuer au développement d’une administration performante et numérique.

Les candidatures de jeunes diplômés motivés et souhaitant construire leur parcours professionnel sont vivement encouragées.

Le salaire proposé est motivant avec une augmentation salariale après une année selon l’évaluation de performances.

Profil recherché

• Jeune diplômé(e) en administration, gestion, finance, management ou domaine similaire Bac+3 
• Une première expérience (stage, projet académique ou expérience professionnelle) dans l'administration scolaire constitue un avantage.
• Maîtrise des outils bureautiques et (Word, Excel, Google Workspace) et en particulier L’outil Excel ( à développer)
• Capacité à apprendre rapidement et à travailler de manière autonome.
• Sens de l'organisation, rigueur et attention aux détails.
• Bon relationnel et aisance dans la communication avec les parents et l'équipe pédagogique.
• Discrétion et respect de la confidentialité.

Compétences appréciées

• Bonne maîtrise d'Excel (tableaux de suivi, formules de base).
• Intérêt pour la digitalisation des processus administratifs.
• Capacité à structurer des informations et créer des outils de suivi.
• Esprit d'initiative et volonté d'amélioration continue
• Autonomie est un atout

Le dossier de la candidature renferme :

- le CV

- Lettre de motivation

- Copie de diplome

Le dossier doit etre envoyé sur l'e-mail suivant: tulipschool2026@gmail.com avec un objet d'e-mail: candidature pour la poste de chargé d'administration et d'organisation Junior, avant 30 aout 2026, minuit.

Tout dossier manquant l'un des documents requis sera éliminé.