Assistant(e) administratif(ve) & relation client — Télétravail pour société luxembourgeoise (secteur énergie)

Accueil & relation client

• Gestion du standard téléphonique et de la boîte mail contact (clients, prospects, fournisseurs)
• Réponse aux demandes clients : informations, suivi de dossier, demandes SAV
• Envoi des emails du parcours client (bienvenue, documents à fournir, confirmations)
• Relances clients : devis en attente, documents manquants, paiements, avis Google après installation

Planification & agendas

• Prise de rendez-vous pour les commerciaux et techniciens (visites techniques, installations, SAV)
• Gestion des agendas de l'équipe dans Google Agenda : confirmations la veille, reports, annulations
• Saisie et mise à jour des rendez-vous dans les outils internes (CRM, application de prise de RDV)

Suivi administratif des dossiers clients

• Constitution des dossiers : collecte des pièces clients (factures d'électricité, documents d'identité, etc.)
• Préparation et suivi des demandes de primes et subventions (Luxembourg et Belgique)
• Demandes d'autorisation de travaux auprès des communes
• Préparation des dossiers de TVA réduite (TVA logement 3 %)
• Suivi des demandes de raccordement auprès du gestionnaire de réseau

Facturation & comptabilité

• Établissement et envoi des factures (acomptes, soldes), suivi des encaissements et relance des impayés
• Classement numérique des factures d'achat et de vente (Google Drive)
• Préparation mensuelle des pièces comptables pour la fiduciaire
• Suivi mensuel des heures, congés et récupérations des salariés, transmission au comptable

Support administratif général

• Mise à jour des tableaux de suivi (Google Sheets)
• Rédaction de courriers et emails professionnels en français
• Suivi des commandes fournisseurs et des livraisons de matériel

Excellente maîtrise du français, à l'oral comme à l'écrit (orthographe irréprochable) — critère indispensable

• Formation Bac+2 minimum (secrétariat, assistanat de gestion, administration) ou expérience équivalente
• Expérience de 2 ans minimum en secrétariat, administration ou relation client
• Très bonne aisance téléphonique : élocution claire, sens du service, courtoisie
• Maîtrise des outils bureautiques, en particulier Google Workspace (Gmail, Agenda, Drive, Sheets)
• Capacité à apprendre rapidement de nouveaux outils (CRM, applications internes — formation assurée)
• Rigueur, sens de l'organisation, autonomie et fiabilité dans le suivi des dossiers
• Discrétion et respect strict de la confidentialité des données clients
• Disponibilité sur les horaires du Luxembourg, du lundi au vendredi
• Pour le télétravail : connexion internet stable et environnement de travail calme