Assistant(e) Copropriété (H/F)

Dans le cadre de son développement, un de nos clients basé en France (dont le nom demeure confidentiel) recherche un(e) Assistant(e) Copropriété afin d'accompagner les gestionnaires de copropriété dans la gestion administrative, opérationnelle et technique d'un portefeuille d'immeubles. Véritable support au gestionnaire, vous jouerez un rôle clé dans le suivi des dossiers courants, la coordination avec les copropriétaires et les prestataires ainsi que dans la gestion quotidienne des activités liées aux copropriétés.

** Formation requise :

- Bac+3 en Gestion, Administration des Affaires, Droit, Immobilier ou domaine connexe

- Une formation en gestion immobilière ou en administration constitue un atout

** Expérience requise :

- Minimum 2 à 4 ans d'expérience dans un poste administratif, de coordination ou de gestion de dossiers

- Expérience en copropriété, gestion immobilière, gestion locative ou administration de biens fortement appréciée

- Expérience dans un environnement nécessitant un contact régulier avec la clientèle (atout important)

** Langues :

- Excellente maîtrise du français à l'oral et à l'écrit

** Compétences techniques :

- Maîtrise des outils bureautiques Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)

- Bonne capacité de rédaction de comptes rendus et de documents administratifs

- Gestion et suivi de dossiers administratifs

- Coordination des interventions techniques et suivi des prestataires

- Gestion documentaire et tenue des registres

- Connaissance du secteur immobilier ou de la copropriété appréciée

** Vos responsabilités :

- Préparer les convocations, les documents et les dossiers nécessaires aux assemblées générales

- Rédiger et diffuser les comptes rendus et procès-verbaux

- Assurer la mise à jour des dossiers administratifs et des registres de copropriété

- Gérer les appels téléphoniques, les courriels et le courrier entrant et sortant

- Assurer le suivi des demandes d'intervention et des travaux de maintenance

- Coordonner les échanges avec les prestataires et les entreprises intervenantes

- Organiser et suivre les visites techniques des immeubles

- Gérer les accès, badges et équipements liés aux immeubles

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des copropriétaires et les accompagner dans leurs demandes courantes

- Assurer le suivi des réclamations et participer à la résolution des problématiques signalées

- Assister le gestionnaire dans le suivi des contrats, des assurances et des dossiers administratifs

- Accompagner le gestionnaire lors des assemblées générales au besoin

- Participer à la mise en œuvre des décisions prises en assemblée générale

- Ouvrir, suivre et mettre à jour les dossiers de sinistres

- Mandater les entreprises d'intervention dans le cadre du suivi des sinistres

- Assurer les relances auprès des copropriétaires, compagnies d'assurance, courtiers et prestataires

- Contribuer au bon fonctionnement et à la qualité de service des copropriétés sous gestion