Assistante Administrative à IISC Kairouan

Description du poste

L’International Institute for Studies and Cooperation (IISC) Kairouan recrute une Assistante administrative dynamique et organisée pour accompagner la direction dans la gestion administrative, opérationnelle et la communication visuelle de l’institut. Le poste requiert un excellent sens de la confidentialité, de la communication et de la coordination.

L’Assistante administrative assure la gestion administrative et opérationnelle des activités de formation au sein d’IISC Kairouan. Elle veille à la planification et au suivi des sessions, à la gestion des dossiers des candidats, à la coordination avec les enseignants, ainsi qu’au bon déroulement des activités de formation.

Elle contribue également au suivi de la qualité des prestations, à la satisfaction des candidats, à la gestion des ressources et au respect des procédures internes, conformément aux exigences de la norme ISO 9001:2015.

Principales missions :

• Planifier et coordonner les sessions de formation, les groupes et les enseignants.

• Assurer le suivi administratif des candidats et des groupes de formation.

• Gérer et contrôler les données relatives aux formations sur l’ERP WIND.

• Superviser l’organisation logistique des formations et contribuer au bon déroulement des examens.

• Assurer la mise à jour des tableaux de bord, des documents et des enregistrements du processus Formation.

• Suivre la satisfaction des candidats, traiter leurs demandes et réclamations et contribuer à l’amélioration continue.

• Enregistrer les non-conformités et assurer le suivi des actions correctives.

• Gérer le journal de caisse Formation, les achats et les dépenses liés aux activités de formation.

• Accueillir, informer et orienter les candidats, les visiteurs et les prospects.

• Participer aux événements internes et aux activités nécessaires au bon fonctionnement du centre.

• Respecter les horaires, les procédures internes et les instructions de la Direction.

- Être titulaire d’un diplôme universitaire en administration, gestion, marketing, design ou dans un domaine équivalent.

Toute formation complémentaire en gestion administrative, relation client ou outils numériques constitue un atout.

Compétences techniques :

• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Word, Excel et Outlook.

• Capacité à utiliser des logiciels de gestion et des plateformes numériques, notamment un ERP.

• Compétences en gestion administrative, organisation et suivi des dossiers.

• Capacité à renseigner des tableaux de bord et à assurer la traçabilité des activités.

• Connaissance des principes de gestion de la qualité et de la norme ISO 9001:2015, souhaitable.

Compétences comportementales :

• Sens de l’organisation, rigueur et respect des délais.

• Bonnes capacités de communication et de relation client.

• Esprit d’équipe et capacité à travailler en coordination avec différents interlocuteurs.

• Autonomie, polyvalence et sens des responsabilités.

• Discrétion et respect de la confidentialité des informations.

• Réactivité et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.

Exigences linguistiques :

• Bonne maîtrise du français, à l’oral et à l’écrit.

• Bonne capacité de communication en arabe.

Conditions particulières :

• Disponibilité pour participer aux activités liées aux sessions d’examen et aux événements du centre.

• Respect strict des horaires de travail, des procédures internes et des consignes de la Direction.

• Capacité à assurer la continuité des activités administratives et opérationnelles du centre.